D&B helpt Xerox risico te verminderen

Voor de herstructurering van haar eigen leasemaatschappij voor de sales van zijn documenttechnologie nam Marco Meijboom, Risk Manager Leasing, de implementatie van een systeem voor klantacceptatie ter hand. Hij integreerde de bedrijfsgegevens van Dun & Bradstreet (D&B). ‘We kennen onze klanten nu pas echt.’
 

Over Xerox

Xerox is wereldwijd marktleider in documentmanagement, zowel in technologie als in dienstverlening. Denk aan digitale persen, multifunctionele apparatuur en netwerkprinters, maar ook aan manieren om efficiënter documenten en kennis te delen tussen medewerkers van bedrijven. In Amerika is Xerox zó bekend dat de merknaam synoniem is geworden voor kopiëren, een knap staaltje branding. Het internationale bedrijf levert niet alleen systemen, maar verzorgt ook de financiering ervan. Klanten kunnen bijvoorbeeld een printstraat of een drukpers leasen.

Klantacceptatie

Meijboom was nauw betrokken bij het opzetten en implementeren van iLease in Nederland en Scandinavië, de module die risicomanagement van de leaseoperatie linkt met ERP. ‘Dat systeem moest helemaal van de grond af aan worden opgebouwd.’ In iLease zitten NAW-gegevens, maar ook data van de Kamer van Koophandel en eigen data over betalingshistorie en exposures. ‘We hadden een andere bedrijfsinformatieleverancier, maar bij het testen bleek dat we met hun gegevens maar 45 procent van onze klanten dekten. Ik wist vanuit mijn ervaring dat D&B die score flink omhoog zou kunnen krijgen.’ Voor Meijboom reden om het gesprek aan te gaan met D&B. Hij wilde dat standaardaanvragen (bij Xerox small tickets genoemd) beneden de 75.000 dollar automatisch door een scoringsmodel worden gehaald. Meijboom: ‘Wordt een aanvraag door het systeem afgekeurd, dan duik je als credit manager en risk manager dieper in de informatie.’ Voor grotere bedragen gebruikt Meijboom de data verkregen uit het systeem van D&B om het risicoprofiel van de klant te bepalen en vervolgens advies te geven aan de directie.
Met de data van D&B gekoppeld aan iLease krijgt Xerox onder meer antwoord op vragen als hoe oud het bedrijf is, wat de grootte is, hoe lang het bedrijf bestaat, wat is zijn betalingshistorie en wat is de cashflow? Middels een externe link verkrijgt Xerox tevens informatie of de onderneming op de US export trade-lijst staat. Meijboom: ‘Het voordeel is dat we bij D&B onze eigen definities kunnen aandragen. Welke gegevens vinden we bij de beoordeling van de aanvraag van belang?’ In het acceptatiebeleid neemt Xerox ondermeer de kredietwaardigheidrating van D&B, zijn eigen data over days sales outstanding van klanten en de huidige exposure naar het betreffende bedrijf mee. De dekkingsgraad van de informatie over de klanten is nu 85 procent, waar die eerst 45 procent was. Meijboom: ‘Een concrete plus: we kennen onze klanten nu beter dan ooit.’ Dat kan in sommige gevallen een miskleun besparen, maar het helpt ook in de onderhandeling met klanten. Meijboom: ‘Wellicht kunnen we door middel van een aangepaste betalingsregeling toch zakendoen. Met die gegevens, heeft de accountmanager de mogelijkheid om het gesprek aan te gaan. Hij kan kijken wat er binnen de grenzen van ons betalingsbeleid toelaatbaar en billijk is.’

Verrijken

Xerox stuurde zijn klantendatabase met 6.000 records naar D&B om deze te laten verrijken met specifieke bedrijfsinformatie. Vervolgens voegden beide partijen kredietlimieten per klant toe. Elk kwartaal stuurt D&B automatisch een op maat gemaakte update naar Xerox. Meijboom: ‘Alle nieuwe klanten gaan door een scoringsmodel, waarbij ze meer punten krijgen naarmate ze kredietwaardiger zijn. Het systeem geeft een signaal over de nieuwe klant af naar D&B. Zij komen bij ons terug met gegevens die via een xml-file rechtstreeks in ons systeem worden ingelezen.’ Daarmee heeft Xerox snel beschikking over de nieuwste informatie van bedrijven. Meijboom: ‘Sommige branches, bijvoorbeeld notariskantoren, geven niets prijs over hun omzet en jaarcijfers. Dan is het belangrijk dat we een schets kunnen maken van de omstandigheden waarin de branche en het specifieke bedrijf verkeren.’ Daarnaast levert Xerox drukpersen aan de grafische industrie. Die sector staat vanwege sterke concurrentie flink onder druk. Meijboom: ‘Soms gaat het over heel veel geld. Dan willen we weten of we met een betrouwbaar bedrijf van doen hebben of eventueel betalingsgaranties moeten eisen.’
Een van de grootste aanvragen ging over een drukpers ter waarde van 2,5 miljoen dollar. Meijboom maakte onder andere op basis van bedrijfsinformatie van D&B een rapport over het risicoprofiel van die specifieke klant, waarna de CFO van Xerox in Amerika de knoop doorhakte. Ook maakt Meijboom gebruik van de landeninformatie van D&B om internationale klanten te beoordelen. Kan de klant uit China, Azerbeidzjan of Kazachstan wel betalen? Hoe ziet het zakelijke klimaat er in die landen uit? Welke zekerheden moeten er worden geregeld? Meijboom: ‘Die informatie is heel specifiek. Om een voorbeeld te geven: in Saudi-Arabië bestaan geen adressen. Een bedrijf staat in de database dan exact vermeld: ‘de weg tussen twee steden, na de tweede lantaarnpaal rechts.’ Zo gedetailleerd is die database.’ Xerox deelt zijn klanten in in negen klantenprofielen, die lopen van high naar minimal risk. ‘Aan de hand van het scoringsmodel komen klanten in één van de profielen terecht. Op die manier geven we ons kredietbeleid handen en voeten, zonder dat daar een leger aan medewerkers aan te pas komt.’

Kijkje in keuken

Financieel inzicht en een kijkje in de keuken van het betalingsgedrag van de klant. Die twee punten ziet Meijboom als de grootste winst van de samenwerking met D&B. ‘Op het juiste moment kunnen we met de juiste gegevens een juist oordeel vellen over de acceptatie van de klant.’ Daarbij komt dat Meijboom ook lijsten met prospects van D&B wil betrekken. ‘Op wie kunnen wij ons met onze sales het beste richten?’ Bedrijven waarmee het bedrijf minder risico loopt, zouden dan betere voorwaarden kunnen krijgen. ‘Risk reward pricing heet dat’, verklaart Meijboom. Zover is het nog niet, maar Meijboom ziet de mogelijkheden. ‘D&B helpt ons efficiënt de risico’s van zakendoen te verminderen.’