La gestion intégrée des workflows d’autorisation dans un outil personnalisé

À propos de la division Geodis Wilson

Fariba Moghadam est la Corporate Credit Manager de Geodis Wilson, l’une des plus grandes sociétés de freight management au monde. L’épine dorsale de Geodis Wilson est un réseau fiable de bureaux et de plateformes aériennes et maritimes dans 61 pays affichant une importante présence en Europe, en Amérique du Nord et du Sud et dans la région Asie-Pacifique. La division Geodis Wilson possède aussi des bureaux au Moyen-Orient et en Afrique. Elle a renforcé sa portée internationale grâce à un réseau d’agents triés sur le volet pour assurer des flux de marchandises efficaces et cohérents aux quatre coins du monde.

Une couverture internationale

Avant de collaborer avec D&B, tous les pays de la division Geodis Wilson travaillaient de manière individuelle, chacun avec son propre fournisseur d’informations de crédit. Le siège s’est aperçu qu’une approche plus uniforme améliorerait considérablement le reporting et l’analyse des évaluations de risques. D’où son choix pour le réseau international de D&B, qui a permis d’harmoniser le processus dans les différents pays.

Workflow d’autorisation

Avec 40 pays utilisant le même fournisseur mondial, le prochain défi consistait à amener les utilisateurs des différents pays à utiliser un outil de la même façon avec différents niveaux d’autorisation au sein d’un workflow. Après avoir examiné les solutions de base proposées par D&B, nous avons constaté avoir besoin d’un outil de workflow permettant :

- d’intégrer des données dans le workflow (limite le travail manuel et réduit le temps de cycle)
- un accès en ligne pour les utilisateurs du monde entier (même portail d’accès avec différents niveaux d’accès/rôles)
- une structure d’autorisation de limite de crédit intégrée (par pays/région)
- des possibilités de reporting améliorées (à des fins d’audit en temps réel)
- la possibilité de calculer la limite de crédit au préalable (avant de demander le rapport)
- des e-mails et une fonction de notification

Nous sommes arrivés avec le consultant technique de D&B à la conclusion qu’il serait possible de répondre aux exigences en combinant la plateforme Mendix aux données de D&B et au workflow d’autorisation intégré, à l’instar de ce que la division Geodis Wilson a conçu et voulu, mais aussi conformément à nos directives internes de contrôle.

Produit final

Le Geodis Decision Maker (GDM), basé sur la plateforme Mendix, possède toutes les fonctionnalités requises pour la gestion de workflow et les seuils d’autorisation. Un audit permanent des autorisations de crédits était garanti du plus faible niveau de résultats au degré d’autorisation le plus élevé.

« Je dispose d’une vue d’ensemble du GDM sur la base de la structure de seuil par défaut et par pays, ainsi que de la flexibilité de passer dans GDM d’un seuil ‘par défaut’ à une structure personnalisée. Je peux aussi générer des rapports par pays afin de localiser et tracer l’utilisation », explique Fariba Moghadam.

La possibilité de calculer le niveau de limite de crédit sur la base des ventes nettes ainsi que les échéances de paiement (et frais de dédouanement ou redevances) est également intégrée dans le workflow. Dans ces processus d’autorisation de workflow, chaque autorisateur peut ajouter des notes ou télécharger des informations pertinentes pouvant contribuer à la décision de limite de crédit.
Nous avons conçu les rapports de la manière la plus simple et compréhensible qui soit pour les utilisateurs, tout en leur fournissant suffisamment d’informations pour qu’ils puissent bénéficier d’une bonne vue d’ensemble du client demandé. Le GDM peut générer trois rapports différents : un instantané, un rapport standard ou un rapport d’informations complet de plusieurs pages.

Après sa conception, l’outil, ses fonctionnalités et son interface utilisateur ont été testés pendant plus de 6 semaines dans l’une des plus grandes unités avant d’être réellement lancés et déployés dans tous les autres pays.

Prochaines étapes du développement : l’autorisation initiale des (nouveaux) clients est à présent bien intégrée, et Geodis souhaite maintenant suivre des clients existant à l’aide de cet outil en utilisant les informations de D&B et la technologie Mendix.

Avantages

Cet outil de workflow a permis à Geodis Wilson, multinationale possédant différents niveaux d’autorité, de disposer d’une vision mondiale des (nouveaux) clients au siège. Il a de plus aidé les différents pays à éliminer les interventions manuelles inutiles à la source. La connexion D&B en ligne permet un gain de temps grâce à son accès rapide aux informations d’identification souhaitées. Pour une communication globale améliorée à travers l’ensemble du canal d’autorisation de crédit.

Fariba Moghadam : « J’apprécie énormément la collaboration avec D&B et je suis satisfaite de la solution personnalisée conçue par D&B à l’aide des technologies Mendix. Le produit final Geodis Decision Maker a relevé le niveau de nos procédures d’autorisation de crédit et a permis une évaluation plus professionnelle de la solvabilité de nos principaux clients. »

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